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关于推进全市档案信息化、数字化工作的通知
文章来源:         发布时间:2016年12月12日
    

各县市区档案局(馆)、市直各单位:

  档案信息化、数字化是数字档案馆(室)建设最基础的工作,是推进全市档案信息化建设协调、同步发展,实现国家档案信息资源共享的重要途径,更是当前大力推行政务公开的一项十分紧迫的任务。

  一、基本情况

  今年下半年,市档案局首次就全市档案信息化、数字化和在线归档工作进行了一次全面摸底检查。

  从各县市区档案馆的情况来看,禹城、临邑、宁津、平原已经全面开展了档案数字化工作;陵城、齐河、武城已经争取财政资金,准备数字化工作;夏津、乐陵、庆云、德城尚未开展档案数字化工作。

  从市直单位档案室的情况来看,德州市现有政务专网接口单位125家,其中已全面开展室存档案数字化工作的共46家,刚刚开展或尚未开展室存档案数字化工作的共47家,因政策规定或具有自己的档案管理平台,暂不使用本系统的单位32家。

    二、存在的主要问题

  今年是全面开展档案数字化加工与在线归档工作的第一年,在档案数字化工作开展的过程中,仍存在以下几个问题:

  1、档案信息化、数字化工作发展不平衡

  由于重视程度、资金支持、人员配备等方面存在差距,导致德州市各县市区之间档案信息化、数字化工作进展存在差异。如:临邑县档案馆已完成档案数字加工204万页,禹城已完成档案数字化加工67万页,但其他一些县市区虽然开展了数字化加工工作,但数字化加工数量仅为几万页甚至几千页,更有一些县市区至今尚未开展档案数字化工作。档案信息化、数字化发展不平衡现象突出。

  2、市直部分单位至今未开展档案数字化工作

  在检查过程中发现,德州市列入检查范围的125家单位中,有超过1/3的单位尚未开展数字化加工工作。

  根据检查,出现这种情况的主要原因有二:一是主观上单位领导重视程度不够,没有配备相应的人员和设备对档案进行数字化加工;二是客观上档案数字化工作增加了各单位档案人员的工作量,导致不能按时完成,甚至常年累加,成为单位档案工作的难点。

  3、数字化加工成果质量差距较大

  在检查过程中,各个单位数字化加工成果质量参差不齐,一部分单位加工的数字档案不符合国家要求,主要存在的问题有:(一)不能按照要求对档案进行彩色扫描;(二)不能按照要求将档案扫描成指定的分辨率或相应的格式;(三)不能将扫描的档案转化成要求的格式上传;(四)没有及时按要求进行备份保存。

  出现这种情况的原因主要有:(一)部分单位档案工作人员技术知识储备不足,对电子设备和电脑操作能力相对较差,不能很好的使用相应的加工设备;(二)单位的数字化加工设备不能适应档案数字化的要求;(三)档案工作人员没有完全按照市档案局《关于做好市直单位电子档案在线移交工作的通知》进行加工。

  另外,在符合加工要求,不影响使用的前提下,因为各单位使用的加工设备、软件不同,档案工作人员操作习惯不同,各单位制作的数字化档案从美观、统一性上仍存在较大差异。

  4、存在纸质档案整理不规范的问题

  在数字化检查过程中,有个别单位的纸质档案本身存在收集不全、整理不规范等问题。虽然严格按照档案数字化加工的要求,对室存档案进行了数字化加工,并转化成相应的格式上传系统。但是,仍存在档案不全和需要整改、返工的问题。

  5、数字化外包未能及时和市档案局沟通

  个别单位在没有与市档案局进行沟通的前提下,自行选择了无涉密资质的数字化外包公司对档案进行了数字化加工,一方面不符合档案数字化的标准和要求,另一方面增加了一定的安全风险。

  三、工作要求

  根据我市档案信息化数字化及检查监督工作中存在的问题,经研究,对我市档案信息化、数字化工作提出以下要求。

  1、进一步加强对档案信息化、数字化工作的领导

  省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》(鲁办发〔2016〕52号)文件提出,“要把档案信息化建设列入县级国家综合档案馆建设整体规划,统筹考虑,同步实施。到2020年县级国家综合档案馆应全部通过数字档案馆测试,其中四分之一要达到国家级“示范单位”的标准,实现档案信息资源的网络化管理,分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。档案信息系统机房设计要达到《电子信息系统机房设计规范(GB50174-2008)》规定的B级机房要求,保障系统硬件及数字档案资源的安全。”

  市委办公室、市政府办公室《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(德办发〔2015〕19号)提出“大力推进数字档案馆(室)建设。各级党政机关、企事业单位、社会组织要把数字化档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,统一部署,同步实施。到2020年,全市基本建成以数字资源为基础,安全管理为保障,远程利用为目标的数字档案馆(室)体系。”

  因此,各单位领导要重视本单位的档案信息化、数字化工作,加大对本单位档案信息化、数字化及在线归档工作的支持力度,由专人负责相关工作,并给与技术和设备支持。

  2、加强学习,努力提升档案人员的业务素质

  各单位档案工作人员应该加强业务学习,扎实掌握档案信息化、数字化工作中的各项基本要求和基本方法,通过提高工作的准确性,增加工作效率,减少工作失误,尽量避免重复工作。

  3、成立市档案局数字化加工服务中心,向市直单位提供规范的数字化加工业务和技术培训。

  4、按照国家档案局要求,凡在我市从事档案数字化外包服务的企业,必须具有具有省级以上(含省级)国家保密局颁发的“涉密档案数字化加工”内容的乙级以上(含乙级)资质证书,并不得具有外籍背景或外籍人员参加。否则,不得与其签订加工合同。同时要与外包公司签订安全保密协议。

  5、档案数字化外包服务要严格执行国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)。

  6、各县市区档案局(馆)、市直单位档案信息化、数字化工作要按照市档案局《关于档案信息化、数字化有关问题的通知》(德档发〔2012〕23号)文件要求,及时将档案信息化、数字化工作计划、方案报市档案局审核后实施,对违规进行档案信息化、数字化服务外包的,依法追究相关单位直接责任人员和领导责任。

  附件:《德州市档案局数字化扫描技术标准和要求》

  

  

                              德州市档案局

                              

附件:

  

  德州市档案局数字化扫描技术标准和要求

  

  一、总   则

  档案全文扫描任务,包括档案的整理、拆卷、扫描、录入、质检、装订、扫描后的数据导入档案馆(室)现有的档案管理软件。

  1.1建设目标

  以档案信息的全方位利用为目的,以数据库为管理手段,使用扫描、图像处理等技术进行档案数字化,利用先进的开发平台及网络技术、信息处理技术、图像处理技术、压缩存储技术,全面建设符合现代档案馆(室)管理发展方向的数字档案,提高管理水平、提高效率,增强档案馆(室)服务水平。

  1.2系统设计原则和要求

  按照“统一规划、分步实施、数据准确、资源共享、确保安全”的原则,立足于业务管理和资源服务的宗旨,运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源;简便、高效、稳定查阅利用档案资源;提供快速、准确、强大的档案工作管理工具。

  1.3系统建设任务

  1.3.1扫描完成全部馆(室)藏档案的全文扫描任务。

  1.3.2录入(包括校对)与扫描档案对应的著录信息;

  1.3.3加工的成品数据导入到档案管理系统。

  1.4技术标准及规范

  1.4.1安全性标准规范

  ·《计算机信息网络国际联网保密管理规定》,国家保密局发布

  ·《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》,中华人民共和国国务院令第195号

  ·《计算机病毒防治管理办法》,中华人民共和国公安部令 第51号

  ·OAIS:ISO(国际标准化组织)推荐的OAIS(开放档案信息系统)参考模型 

  1.4.2业务性标准规范

  ·《中华人民共和国档案法》

  ·国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

  ·《归档文件整理规则》 中华人民共和国档案行业标准  DA/T22-20015

  ·《档案著录规则》DA/T18-1999

  ·《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002

  ·《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

  ·山东省档案局《纸质档案数字化工作指南》

  ·《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第八号

  ·《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008

  二、 加工技术要求

  2.1质量要求

  2.1.1档案主体单位在数字化加工生产过程中,必须保证加工质量及可追溯性。

  2.1.2扫描图像格式为JPG。

  2.1.3采用彩色扫描模式,扫描分辨率不低于300dpi,对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况,可将分辨率提高到400dpi。

  2.1.4图像清晰,无歪斜、对比度适中。

  2.1.5扫描图像无错页、漏页。

  2.1.6著录(补录)信息和扫描图像必须一一对应。

  2.1.7档案装订还原,不得损坏、遗失原始档案。

  2.1.8采用平板进纸方式扫描,尽量确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像失真。

  2.1.9扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。

  2.1.10对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。

  2.1.11扫描后的档案应恢复原样,案卷依照原装订孔装订,不得出现文件错位、颠倒、掉页等问题。

  2.1.12案卷和文件目录录入应按照《档案著录规则》(DA/T18-19999)文件的要求执行。

  2.2成品格式要求

  2.2.1成品数据符合德州市档案局档案数字化扫描技术的标准与要求,能与相应的档案管理系统进行无缝挂接。对新接收的数据、图像文件、电子文档、照片文件,将数据整合后(既与原数据库中的数据合并),应保证这些数据与其相关的图像文件、电子文档和照片能够正确链接、调阅和输出。

  2.2.2对质检验收合格数据进行备份。

  2.3 加工设备及人员的要求

  档案主管单位在本项目中投入的设备、人员必须满足项目实施质量及工期要求,服务外包的数字化工作完成后,加工方的计算机硬盘等所有计算机存储设备应交给档案主管单位,加工方不得私自留存。

  三、安全保密要求

  3.1保密措施

  3.1.1加工过程必须有严格保密制度并详细描述保密措施。

  3.1.2所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

  3.1.3数字化工作外包的,签订的数字化加工企业不得含外资背景,所有数字化加工人员不能是外籍人员。

  3.1.4配置数字化加工安全管理软件,封USB口,对存储介质进行有效控制。

  3.2保密责任

  在档案数字化加工过程中造成的泄密事故,由相关人员承担相应责任。

  3.3信息安全

  3.3.1严格遵守有关保密、档案法律法规和有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违反有关法律法规的,将追究相关责任人责任。

  3.3.2成立项目组,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

  3.3.3项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

  3.3.4签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。

  3.3.5建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

  3.3.6不同的工序之间采取不同的措施,杜绝泄密事故发生。

  3.3.7扫描加工场地要做好安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。

  3.3.8加工现场不允许有移动存储设备,任何加工数据不能带出工作区域,加工设备不允许接入互联网。

  3.3.9项目完成经验收后,加工操作终端上的数据必须在档案主管单位相关负责人的现场监督下销毁,所有硬盘必须提交档案主管单位,设备经检验确认后才能撤回。

  3.3.10 档案数字化加工属于涉密项目,服务商需要具有省级以上(含省级)国家保密局颁发的“涉密档案数字化加工”内容的乙级以上(含乙级)资质证书。

  3.3.11数字化加工场所需按要求配备防火、防盗及视频监控系统,监控视频须保存半年以上。

  四、实施及验收要求

  4.1实施数字化流程要求

  数字化流程至少应包括:档案接收、整理(拆卷)、扫描、录入(补录)、图像处理、质检、复检、装订、数据备份(刻盘)、数据挂接并支持原有管理系统运行。该项目的数字化扫描全程进行纸质文件签字跟踪。

  档案数字化成品应符合国家标准同时能够满足导入现有档案管理软件的要求。

  4.2扫描工作环节与质量要求

  (1)接收

  由档案主管单位档案管理人员将数字化范围内的档案按有关规定、手续、时间、卷数交付到指定作业场所并签署有关交接手续。

  (2)整理、拆卷、装订

  负责数字化业务的有关人员在接收有关档案后,要按照档案立档归档要求做好档案数字化扫描前的校对、整理、修复(裱糊)等工作并履行有关手续,并附有关手续清单及本案卷的目录校对后的打印清单(未有错误的档案也要附有纸质打印目录并保证原有案卷的完整性)。页数与工作单(前期整理案卷时形成的记录单)记录不符的不能拆卷,须立即向档案管理人员报告,并将案卷退回给档案管理人员。页数核对正确的,应在档案管理人员提供的工作单上进行确认并签字。

  数字化加工中一般不对案卷的纸张进行裱糊粘贴。对确属破损严重影响图像扫描的档案进行裱糊,须经档案技术指导人员同意,使用符合档案保护技术要求的材料进行裱糊。

  拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张,装订时应按原有顺序装订,案卷不掉页、左边和底边整齐,保持拆卷前的原貌;装订后由单位档案管理科室负责检查,不符合要求的退回重新装订,要求一次性完成装订。

  (3)扫描

  扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备,保证档案不受损。

  扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

  彩色扫描,以扫描后的图像清晰、完整,档案内容信息与档案原件一致为准。

  扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。

  扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。

  (4)图像处理

  图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致,不删除页面任何有用信息,包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示,不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

  每页影像左右端正度控制在1度以内,视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象,需保证正文能看清楚。

  去污:在保证文件内容完整的前提下,影像页无扫描过程中带来的污斑,无黑边,外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则,由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的,如果在页面视图下无法看清,或该污点嵌在文本行中无法清除,可不予清除。

  保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅或过深,不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致,保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓,扫描时倒映反面文字,文字上的污点无法去污时,保证正文文字可以看清楚。

  (5)著录

  著录字段包括条目字段和图像信息字段二种。

  字段著录应严格按照规范进行,关键性字段在著录中应确保100%正确,其余字段的录入错误率应控制在万分之三以内。

  字段著录应存放在数据库中统一管理。每个图像的信息字段包括文件日期、责任者、题名、页号等内容。

  (6)质检

  为保证项目的总体实施质量,要求加工方对数字化各环节进行全面检查,具体质检目标如下:

  档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率控制在万分之二以内。

  扫描图像检查:漏扫率控制在万分之二以内。

  图像质量检查:检查所有图像的质量情况,优质率达到98%以上。

  著录检查:关键字段要求100%正确,其余字段的录入错误率控制在千分之二以内。

  条目与图像挂接检查:挂接正确率达到99%以上。

  (7)数据检验、验收

  1、数据检验。数据检验以数据抽检的方式进行,由档案主管单位组成验收小组,检查所有已完成数字化转换的数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不得低于5%。案卷及文件级目录题名三要素(作者、内容、文种)不全、重新拟写的题名不准确、目录数据库与图像文件挂接错误、或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。档案数字化质量抽检的合格率达到99%以上(含99%)时,给予验收“通过”。 合格率通过以下公式换算,合格率=抽检合格的页数/抽检页数×100% 。

  2、验收审核。验收“通过”的结论,经档案主管单位分管领导审核、档案加工方负责人双方签字后有效。

  (8)数据备份与提交

  在数字化加工过程中,应做好半成品数据(特别是原始扫描影像文件)和成品数据的存储备份工作。

  加工方向档案主管单位提供经验收合格的完整数据一式三份。备份数据的检验内容主要包括备份介质的外观是否完整无损、数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量与内容是否准确等。数据备份后形成的光盘应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。并在库房管理员处进行备份登记,填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

  加工方应做好数字化过程中的工作记录,待项目完成后将工作记录交付档案主管单位。

  4.4 档案条目录入要求

  档案条目抽查要求99%准确。

  

 
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