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市档案局集中帮助市直单位开展室存档案数字化加工工作
文章来源:德州市档案局         发布时间:2017年10月12日
    


  为推进“增量档案电子化”工作,解决市直单位档案数字化进度缓慢、标准不一的问题,加快“数字档案室”建设步伐,德州市档案馆在基本完成馆藏档案数字化加工任务的基础上,集中精力帮助市直单位开展室存档案数字化加工,以此推动全市档案信息化建设总体进程。

  一、加强领导,科学谋划。局党组高度重视这项工作,将此作为围绕中心、服务大局的一项重要工作抓实抓好。今年6月就要求信息技术科做好前期规划和调研论证,7月召开局党组扩大会专题研究此项工作,会议听取了相关科室的情况汇报,就加工范围、有效对接、工作要求和具体实施做出安排。同时,成立了由局党组书记任组长,其他局领导和科以上干部为成员的领导小组,举全局之力做好此项工作。

  二、精准对接,靠上指导。这次数字化加工单位主要为市委、市政府、市人大、市政协四大班子和涉及民生的重点部门,共30余家单位。局党组成员和科以上干部按照责任分工主动上门联系,向各单位主要领导汇报此项工作的现实意义和长远影响,引起了各部门的高度重视。同时,对工作开展中遇到的业务问题,业务指导科及时上门指导,确保档案收集齐全、整理规范、排列有序,档号编制符合标准要求,为数字化加工打好基础。对自愿要求进馆的单位由保管利用科先行介入,做好进馆环节的各项准备工作,档案进馆后再行开展数字化加工。

  三、严格把关,确保质量。制定《关于帮助市直部门档案数字化加工的实施方案》,对数字化加工前期准备、现场交接、质量把关、安全管控做出要求。一是合理确定本次档案数字化加工范围。即各部门2006至2015年形成的全部非涉密文书档案及照片档案;二是做好出库清点和临时交接。送达加工现场后首先办理临时交接手续,注明交接档案的内容、数量,由交接单位负责人员签字并加盖单位公章;三是专人负责。数字化加工期间,各部门要有专人全程负责档案运送、交接以及加工过程的监督,并对数据成品进行检查验收,确保数据质量和档案安全。

  此次加工时间自9月起至12月底前全部结束,目前已经完成1个单位的数字化加工,另有2个单位正在加工过程中,对剩余的其他单位将加强指导和衔接,按整理完成的先后顺序合理安排施工,本次数字化加工总量预计为200万页。






  

  (德州市档案局信息技术科    张庆普)

 
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